Um projeto de reforma requer mais do que o manuseio habilidoso de diferentes tipos de pessoas. A boa gestão é sempre uma questão de boas decisões, nem mais, nem menos. Algumas decisões têm a ver com pessoal, mas muitas com dinheiro.
Qualquer gerente de sucesso - seja ele um gerente de um banco, uma fábrica ou uma construtora - sabe que tomar boas decisões depende de ter as informações certas em mãos. O resultado desse princípio para você, o proprietário, é que você estará pronto para tomar boas decisões somente depois de fazer sua lição de casa. Isso significa que, além de coletar dados simples como reputações e pesar seus próprios sentimentos e considerações, você reuniu as informações concretas, ou seja, as estimativas.
Antes de inscrever qualquer contratante, reúna todas as suas estimativas, documentos de empréstimo, planos, especificações e qualquer outra papelada associada em um só lugar. Designe uma gaveta, pasta ou, melhor ainda, uma escrivaninha inteira para o trabalho de gerenciamento de sua renovação. Faça dele o seu HQ durante o processo.
Você está entrando em um negócio, então você precisa ser profissional. Antes que a maioria dos empresários embarque em um novo empreendimento, eles colocam no papel um orçamento que especifica o capital disponível, os custos previstos e se o orçamento está equilibrado. Você deveria fazer o mesmo.
Você não precisa ser um CPA para fazer isso. Na verdade, uma folha de papel deve ser suficiente para resumir todo o processo. Coloque seus custos em uma coluna, suas receitas (por exemplo, dinheiro em caixa e receitas de empréstimos) em outra. Deixe as colunas três e quatro em branco.
A planilha de estimativa não precisa ser extravagante, mas deve ser completa e precisa. Verifique os totais pelo menos duas vezes. Você também pode pedir a um de seus conselheiros profissionais que analise o documento e sua papelada com você, especialmente se você nunca preparou um orçamento antes.
Tome precauções financeiras também. Depois de totalizar os custos, adicione uma linha na parte inferior para diversas despesas inesperadas. Em seguida, pegue 15% do custo total e some-o ao total original. É um projeto de construção raro que chega com o preço orçado, não importa o quão cuidadosamente o processo seja gerenciado. Esses 15 por cento adicionais proporcionarão uma proteção para estouros de custos.
Tendo totalizado todas as despesas orçadas mais um fator de correção, sua linha inferior indica que você pode continuar? Caso contrário, pode ser necessário procurar outras fontes de dinheiro. Ou talvez você precise repensar o que está gastando.
Mesmo que o orçamento esteja equilibrado, não abandone sua planilha de estimativas. Ao assinar contratos e pagar contas, insira os custos reais na terceira coluna e mantenha o equilíbrio na quarta. Ao monitorar o progresso dessa forma, você será o primeiro a saber quando seu orçamento estiver com problemas e poderá tomar medidas imediatas para resolver o problema.
Se algo ficar abaixo do orçamento, não fique tão animado a ponto de sair e gastar o dinheiro em outra coisa. Os empregos na construção sempre têm altos e baixos (os materiais de construção são commodities negociadas diariamente, portanto, seus preços variam de um dia para o outro). Saboreie as boas notícias, mas espere que alguma outra despesa apareça e engula o excedente.
Obtenha pelo menos três estimativas para cada trabalho
Quer se trate de todo o trabalho ou apenas de uma parte do subempreiteiro, somente quando você tiver uma base de comparação, a estimativa absurdamente cara se destacará. E lembre-se, o mais barato nem sempre é o melhor. Se um preço for muito menor do que os outros, provavelmente há um motivo.
Faça uma estimativa do seu trabalho durante o período de entressafra
Isso não vai ajudar no sul da Califórnia, onde o trabalho de construção não é sazonal, mas no cinturão de neve você pode muito bem conseguir um número melhor de um empreiteiro durante os meses ociosos, quando ele quer alinhar o trabalho para o primeiro dia da primavera. Mesmo que os preços de um empreiteiro não variem muito de uma estação para outra, ele quase certamente terá mais tempo para se dedicar a trabalhar a estimativa com cuidado e talvez até mesmo para ajudá-lo a refletir sobre custos e questões técnicas.
Recibos e registros
Mantenha todos os seus registros juntos em um lugar seguro. Isso significa estimativas, contratos, faturas e, principalmente, cheques e recebimentos cancelados. Organize-os em arquivos se desejar, mas pelo menos mantenha um envelope grande, no qual você jogará toda a papelada relacionada à sua reforma.
Esses registros podem ser úteis na resolução de quaisquer disputas e desacordos a curto prazo. Quando se trata de declaração de impostos para o ano em que a reforma foi feita, consulte seu contador sobre quais despesas podem ser dedutíveis do imposto. Entre eles podem estar certos custos de fechamento; imposto sobre vendas pago em grandes compras (eletrodomésticos, por exemplo); e talvez melhorias relacionadas ao trabalho.
Posteriormente, quando e se você vender sua casa, seus recibos e talões de cheque permitirão que você calcule a base de custo de sua casa para fins de cálculo do imposto sobre ganhos de capital que pode ser devido.